Praxissoftware wechseln.
Mit einem klaren Plan.

Zuerst den Datenbestand erfassen.

Schreibe auf, welche Informationen deine Praxis heute verwendet und wo sie liegen. Neben der bisherigen Praxissoftware können Papierakten, Tabellen oder separat gespeicherte PDFs dazugehören. Unterscheide zwischen laufender Behandlung, zukünftiger Planung und abgeschlossenen Vorgängen.

Erfasse auch, wer für die einzelnen Bereiche zuständig ist. Der Empfang kann beispielsweise die künftigen Termine prüfen, während Therapeut:innen die Vollständigkeit von Verordnungen und Behandlungsdokumentation beurteilen. Die Liste wird zur Grundlage für die weitere Abstimmung.

• Patientenstammdaten und Kontaktdaten.
• Zukünftige Termine, Terminserien und Warteliste.
• Verordnungen, Befunde, Dokumente und Behandlungsverläufe.
• Offene und bezahlte Honorarnoten sowie Zahlungseingänge.
• Team, Standorte, Räume und Zuständigkeiten.

Exportmöglichkeiten konkret prüfen.

Frage den bisherigen Anbieter, welche Daten er in welchen Formaten bereitstellen kann. Eine exportierte Patientenliste enthält nicht automatisch Dokumente, Serienverknüpfungen oder Abrechnungsstände. Auch ein PDF ist etwas anderes als ein Datensatz, der sich in einer neuen Software weiterbearbeiten lässt.

Notiere pro Datenbereich Dateiformat, enthaltene Felder und bekannte Grenzen. Kläre, ob eine eindeutige Patientenzuordnung mitgeliefert wird und wie Anhänge benannt sind. Für die erste Besprechung reichen diese technischen Angaben und ein anonymisiertes Beispiel; echte Patientendaten gehören nicht in eine allgemeine Demo-Anfrage.

• Export je Datenbereich anfordern und beschreiben lassen.
• Patientenzuordnung und Zuordnung von Anhängen prüfen.
• Kosten, Bereitstellungszeit und spätere Abrufmöglichkeiten klären.

Den Umfang der Übernahme vereinbaren.

Lege gemeinsam mit dem neuen Anbieter fest, was übernommen werden soll und was gegebenenfalls separat verfügbar bleiben muss. Priorisiere die Daten, die du unmittelbar nach dem Start brauchst. Aus einem Wunsch nach vollständiger Übernahme sollte eine konkrete, überprüfbare Liste werden.

Bei einem Wechsel zu PraxOS werden die gewünschten Daten und die Exportmöglichkeiten der bisherigen Software vorab geprüft. Davon hängt ab, ob und in welchem Umfang eine Übernahme möglich ist. Lass dir vor der Terminplanung auch sagen, welche Vorbereitung oder Nacharbeit in deiner Praxis erforderlich ist.

Mit einer Probeübernahme abgleichen.

Vereinbare vor dem endgültigen Wechsel eine Prüfung des geplanten Übernahmewegs. Wähle repräsentative Fälle: eine laufende Behandlungsserie, eine Akte mit mehreren Unterlagen und einen Vorgang mit offener Zahlung. Der Übertragungsweg und der Umgang mit den Daten sollten vorab abgestimmt sein.

Vergleiche die vereinbarten Felder und Zuordnungen zwischen Ausgangsbestand und Zielsystem. Eine richtige Anzahl an Datensätzen reicht als Prüfung nicht aus. Wichtig ist, dass die jeweiligen Inhalte bei der richtigen Person liegen und sich im späteren Arbeitsablauf verwenden lassen.

• Umlaute, Namen und Telefonnummern kontrollieren.
• Dokumente öffnen und der richtigen Akte zuordnen.
• Termine, Uhrzeiten und Zuständigkeiten abgleichen.
• Offene Beträge und Zahlungsstand getrennt prüfen.
• Fehlende oder nicht übertragbare Informationen festhalten.

Einen Stichtag für den Betrieb festlegen.

Bestimme, ab wann neue Termine, Dokumentationen und Zahlungen im neuen System erfasst werden. Ohne klaren Stichtag können Informationen auf zwei Systeme verteilt werden. Halte fest, wer spätere Änderungen im bisherigen System nachträgt oder kontrolliert.

Plane den Ablauf so, dass Rückfragen vor dem nächsten regulären Praxistag geklärt werden können. Welche Schritte wann stattfinden, hängt von Umfang, Export und vereinbarter Übernahme ab. Eine pauschale Umstellungsdauer wäre dafür keine verlässliche Grundlage.

• Zeitpunkt des letzten Exports vereinbaren.
• Verantwortliche Person für Freigabe und Rückfragen benennen.
• Künftige Termine vor dem ersten Arbeitstag abgleichen.
• Vorgehen bei fehlenden Daten vorab festlegen.

Das Team mit den täglichen Abläufen starten lassen.

Richte Benutzer, Rollen und benötigte Zugriffe ein. Übe anschließend wenige vollständige Abläufe: einen Termin anlegen, eine Akte öffnen, dokumentieren und eine Honorarnote erstellen. So entstehen konkrete Fragen zu eurem Betrieb, die sich gezielt beantworten lassen.

PraxOS verbindet Terminplanung, Patientenakte und Dokumentation mit der Abrechnung. Ergänzend gibt es digitale Erstanmeldung, Warteliste, Teamchat und einen Assistenten für Suche und offene Arbeit. In der Demo kannst du die Bereiche auswählen, die für deinen Start besonders wichtig sind.

Übernahme abschließen und Zugriff klären.

Dokumentiere, welche Daten übernommen wurden, welche Prüfung erfolgt ist und welche Punkte noch offen sind. Vereinbare, wie Informationen erreicht werden, die nicht in das neue System übernommen wurden. Beende den bisherigen Zugang erst, wenn dieses Vorgehen geklärt ist.

Vertragliche Fristen und der weitere Umgang mit Praxisunterlagen müssen zur Situation deiner Praxis passen. Kläre diese Punkte mit den beteiligten Anbietern und gegebenenfalls deiner Beratung. Dieser Ablaufplan beschreibt die Vorbereitung des Wechsels und ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung.